Como migrar de prontuário eletrônico sem perder dados?

O que fazer antes de cancelar o prontuário antigo?

Peça a exportação completa por escrito e leia a cláusula de dados do contrato. Pergunte o formato do arquivo, o prazo de entrega e se há custo. Só cancele depois de conferir o arquivo e de ver o histórico no sistema novo.^[1]

1. Leia no contrato ou nos termos de uso como o fornecedor entrega os dados no fim da relação.
2. Peça a exportação completa: cadastro, evoluções, documentos, anexos, exames e agenda futura.
3. Pergunte o formato (planilha, XML, PDF) e se as evoluções vêm com data, hora e autor.
4. Guarde o arquivo original num lugar seguro, separado do sistema novo.
5. Importe no sistema novo e confira por amostra.
6. Use os dois sistemas em paralelo até a conferência fechar.
7. Cancele o contrato antigo e anote a data em que recebeu os dados.

Quais dados vêm na exportação do prontuário?

Depende do sistema. Em geral vêm o cadastro do paciente, as evoluções em texto e a agenda. Documentos assinados e anexos às vezes vêm como PDF à parte, e alguns sistemas não exportam modelos nem configurações. Pergunte item por item antes de cancelar.

• Cadastro: nome, data de nascimento, CPF, contato e convênio.
• Evoluções: o texto de cada consulta, com data e profissional.
• Documentos: receitas, atestados e pedidos, em geral como PDF.
• Anexos: exames e imagens que o paciente trouxe.
• Agenda: as consultas já marcadas, para ninguém ficar sem horário.
• O que costuma ficar: modelos, textos fixos e configurações do consultório.

Como conferir se a migração do prontuário trouxe tudo?

Compare por amostra. Escolha dez pacientes, do mais antigo ao mais recente, e confira nos dois sistemas o cadastro, o número de evoluções, a data da primeira e da última consulta e os documentos. Se um item falhar, peça a correção antes de cancelar.

Inclua na amostra um paciente com muitas consultas, um com anexos e um com consulta marcada para o próximo mês. São os casos em que uma importação costuma falhar.

Anote o que você conferiu e quando. Se um paciente pedir o histórico depois, você sabe onde está cada parte.

Posso apagar o sistema antigo depois de migrar?

Só depois de ter uma cópia completa e legível. A Lei 13.787/2018 manda guardar o prontuário por no mínimo 20 anos a partir do último registro. O prontuário é documento do paciente sob a sua guarda, e a migração não muda esse prazo.^[1][2][3]

A Resolução CFM 1.638/2002 define o prontuário como documento único, sigiloso e com valor legal. A Resolução CFM 1.821/2007 trata da guarda eletrônica e da digitalização do papel. Guarde o arquivo exportado e o comprovante de entrega junto com os seus registros do consultório.

O que a LGPD pede quando os dados mudam de sistema?

Dado de saúde é dado sensível. Você ou a clínica são os controladores e respondem pela segurança. Envie o arquivo por um canal seguro, nunca por e-mail aberto, e confira no contrato do sistema novo como ele protege e onde guarda os dados.^[4]

• Dado de saúde é sensível (LGPD, art. 5, II).
• O sistema precisa de medidas de segurança desde o projeto (art. 46).
• O paciente pode pedir acesso e cópia dos dados dele (art. 18).
• Apague as cópias soltas do arquivo (pendrive, e-mail, pasta baixada) quando a importação terminar.

Como migrar do iClinic, do Feegow ou da Amplimed para a Aura?

Do iClinic, do Feegow e da Amplimed, você envia o arquivo exportado e o time da Aura importa. A importação não tem custo e não apaga nada do sistema antigo.

A importação traz uma cópia dos seus dados: nada é apagado nem alterado no sistema antigo. Você confere os pacientes antes da primeira consulta. Você começa grátis na Aura e entra na hora.